01Veri sorumlusu
KVKK kapsamında veri sorumlusu, MuhasebeJet hizmetini sunan Helix Teknoloji A.Ş.'dir ("MuhasebeJet", "biz").
02Kapsam ve rolümüz
Bu metin; muhasebejet.com web sitesini ziyaret eden ve iletişim formunu kullanan kişilerin, MuhasebeJet'e kaydolan firmaların yetkililerinin ve bu firmaların tanımladığı kullanıcıların kişisel verilerini kapsar.
03İşlenen veriler ve işleme amaçları
| Veri kategorisi | Örnek veriler | Amaç |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası | Hesap oluşturma ve yönetimi, e-posta doğrulaması, hizmetle ilgili bildirimler, taleplerinize dönüş |
| Firma bilgileri | Ticaret unvanı, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, adres, logo | Hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası; e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-Müstahsil belgelerinin düzenlenmesi |
| Hesap güvenliği | Şifre (geri döndürülemez şekilde özetlenmiş olarak), oturum ve mobil cihaz kayıtları, giriş denemeleri | Yetkisiz erişimin önlenmesi, hesap ve bilgi güvenliğinin sağlanması |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, işlem kayıtları | Bilgi güvenliği, kötüye kullanım ve spam önleme, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi |
| Entegrasyon bilgileri | Özel entegratör (NES) API bilgileri, firma e-posta sunucusu (SMTP) bilgileri — şifrelenmiş olarak | e-belgelerin firmanızın kendi entegratör hesabıyla gönderilmesi, teklif ve bildirim e-postalarının gönderilmesi |
| Talep ve iletişim | İletişim formu ve destek taleplerinde ilettiğiniz ad, e-posta, telefon, firma, mesaj içeriği ve ekler | Sorularınızın ve destek taleplerinizin yanıtlanması, hizmet kalitesinin artırılması |
| Müşteri işlem bilgileri | Firmanızın girdiği cari, fatura, teklif, stok, kasa ve banka kayıtları | Ön muhasebe hizmetinin sunulması (bkz. madde 2: bu verilerde veri işleyen sıfatıyla) |
Pazarlama amaçlı ileti göndermek için kişisel verilerinizi işlemiyoruz. İleride böyle bir faaliyet olursa açık rızanız ayrıca alınacaktır.
04Hukuki sebepler
Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasında yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c): hesabınızın açılması, hizmetin sunulması, e-belgelerin düzenlenmesi.
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç): vergi mevzuatı ve 5651 sayılı Kanun gibi düzenlemelerden doğan saklama ve bildirim yükümlülükleri.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): olası uyuşmazlıklarda kayıtların delil olarak kullanılması.
- Meşru menfaat (m.5/2-f): bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, iletişim formu ve destek taleplerinin yanıtlanması.
05Toplama yöntemi
Kişisel verileriniz; web sitesindeki iletişim formu, kayıt ve giriş ekranları, web paneli, mobil uygulama ve e-posta yazışmaları aracılığıyla elektronik ortamda, kısmen otomatik yollarla (ör. IP adresi ve tarayıcı bilgisi) toplanır.
06Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcılara aktarılabilir:
- Özel entegratör ve Gelir İdaresi Başkanlığı: e-belgeleriniz, firmanızın kendi özel entegratör hesabı (NES Bilgi) üzerinden GİB'e ve belgenin alıcısına iletilir.
- Altyapı hizmet sağlayıcıları: sunucularımız Türkiye'deki (İstanbul) bir veri merkezinde barındırılır. E-postalar kendi e-posta sunucumuzdan ya da firmanızın tanımladığı e-posta sunucusundan gönderilir.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuatın öngördüğü durumlarda ve talep halinde.
07Saklama süresi ve güvenlik
Kişisel verileriniz, işlendikleri amacın gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler kadar saklanır. Örneğin fatura ve muhasebe kayıtlarına ilişkin veriler 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir. İletişim formu ve destek kayıtları talebin sonuçlanmasından sonra makul bir süre saklanır. Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Verilerinizi korumak için; tüm bağlantıların SSL/TLS ile şifrelenmesi, şifrelerin geri döndürülemez biçimde saklanması, entegratör ve e-posta şifrelerinin şifrelenmesi, her firmanın verisinin diğerlerinden ayrı tutulması, rol ve yetki bazlı erişim ile hatalı giriş denemelerinin sınırlandırılması gibi teknik ve idari tedbirler uygulanır.
08Çerezler
Tanıtım sitemiz çerez kullanmaz. Web panelinde yalnızca oturumunuzu açık tutmak için zorunlu bir oturum çerezi ve tarayıcınızda menü görünümü gibi tercihlerinizi hatırlayan yerel kayıtlar kullanılır. Reklam veya izleme amaçlı çerez kullanılmaz.
09KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak, kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte:
- Islak imzalı dilekçeyle Reşitpaşa Mah. İstanbul Teknik Üniversitesi ARI 1 Teknokent Binası No:2/5/24 Sarıyer / İstanbul adresine şahsen veya noter aracılığıyla,
- Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine
iletebilirsiniz. Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarife uygulanabilir.